出差是否有必要?

開拓新市場是企業在全球化環境下最有效的增長策略之一，調查指外貿企業的收入和利潤增長連續兩年高於內貿企業。

雷格斯亞太區財務總監約翰遜表示，雖然開拓新市場可獲得業務增長，但企業也會面臨當地法律、風險管理及員工個人的問題。如果讓本已十分忙碌的管理層人員定期出差至新市場，將會加重他們的工作負擔和壓力。

至於在出差開支方面，由於預計機票、酒店及汽車租賃價格會繼續上漲，企業的財務管理人員將會更嚴格審批新增開資。

出差的必要性 

企業是否必須透過經常派員出差以開拓海外市場？

雷格斯 (Regus) 建議企業可考慮利用視像會議等通訊技術，減少出差按排。召開視像會議不僅可以減少出差開支，還能加強企業內部的資訊溝通。

以往，企業需通過出差安排以及電話聯絡海外客戶，但若使用視像會議代替部分出差次數及電話會議，不僅可以節省開支，還能獲得較電話聯絡更為清晰穩定的溝通效果，以低成本實現高效溝通，達到真正的雙贏。

此外，視像會議還能夠為企業帶來其他效益，例如通過支援遙距辦公削減辦公室租賃費用。同時，使用視像會議的企業亦更容易吸引人才。雷格斯的調查顯示，有79%的受訪者表示若能以視像會議代替出差，將有效吸引產後女性回到工作崗位。

從突發事件中汲取經驗 

員工出差時常會受到突發事件影響行程，如天氣不穩、政局突變或恐怖襲擊等。碰到這種情況，企業便會尋找其他方法代替派員出差。

例如在冰島火山灰雲爆發一年後，我們發現，查詢雷格斯在歐洲的視像會議服務次數上升了75%。由此可見，火山灰雲讓這些企業養成了召開視像會議的習慣。

因此，企業應藉著開拓新市場之際審視目前的出差安排，如是否所有出差均有其必要性、是否能使用視像會議代替，以及是否可以聘用更多當地人才減少外派人員，一方面可以減輕員工工作負擔，同時亦可以節省開支。