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好好利用KPI
KPI「關鍵績效指標」經常出現在投資項目或用於管理上，用在小生意上可能會覺得太制度化，但實在KPI並不高深，任何生意都應該制定，按不同的處境去訂出一個數字的標準。有了標準就容易察覺甚麼方面做得好，甚麼方面出了問題。
舉個例子，我們從小到大都有在用一個指標36.8℃，也就是我們的體溫，如果偏差就代表身體出狀況。若果體溫偏高，代表可能有病菌入侵，它本身不是一個問題，是一個警告的訊號，要我們去找出問題源頭。亦有可能根本沒有問題，只是因為做運動而體溫颷升。最重要是讓我們警惕。
做生意也是一樣，如果我們能善用KPI，只要問題一出現就能馬上察覺到，盡快找出源頭去改善。最常設定的KPI是收入增長率及支出比率。收入增長率很容易明白，若該行業沒有淡旺季如飲食業，可以比較每星期或每月的營業額，若發現營業額減少或增長追不上通漲，經營者就要作出改善。第二項是支出比率，需知道支出的總和必定是100%，租約簽訂後租金的比例一般不大變化，經營者就要觀察入貨支出，人工支出及其他雜項，哪一項突然升高就要馬上解決。100%是不變之數，只要其中一個項目上升，必然是純利下降。
KPI 列表參考
|
月份 |
收入 |
租金 |
工資 |
貨款 |
雜費 |
純利 |
收入增長 |
租金比率 |
工資比率 |
貨款比率 |
雜費比率 |
純利比率 |
|
1 |
150,000 |
30,000 |
45,000 |
52,500 |
15,000 |
7,500 |
20% |
30% |
35% |
10% |
5% |
|
|
2 |
180,000 |
30,000 |
45,000 |
63,000 |
18,000 |
24,000 |
20% |
17% |
25% |
35% |
10% |
13% |
|
3 |
160,000 |
30,000 |
45,000 |
56,000 |
16,000 |
13,000 |
-11% |
19% |
28% |
35% |
10% |
8% |
有了KPI的分析，對經營狀況一目了然，更容易確定發展方向。針對營業額的話可加強宣傳或出品，針對控制成本的話就看哪一部份超出了比率範圍。另一方面，有了客觀的分析有效幫助股東的溝通，減少不必要的討論。到最後到底何謂好的KPI，就看會否加重行政負擔，KPI制訂好後日常毋須繁複計算已可做出有效分析便是合適的KPI。